As informações são complementares ao Censo Escolar da Educação Básica e devem ser prestadas, anualmente, pelas escolas públicas e privadas para caracterizar a situação do aluno ao final de cada ano letivo. Inicialmente, o prazo estava marcado para o dia 15 de março.
Os dados de aprovação e reprovação fazem parte do cálculo do Índice de Desenvolvimento da Educação Básica, o Ideb, que é divulgado a cada dois anos e expressa, em valores, os resultados mais importantes na educação, que são a aprendizagem e o fluxo escolar. As escolas que não informam ao Inep a situação de seus alunos ficam fora dos indicadores educacionais e, conseqüentemente, sem Ideb.
As informações são prestadas via Internet. O informante do Censo de cada escola deve abrir a página eletrônica do Inep e acessar o hotsite Educacenso. O login e a senha para informar os dados no módulo situação do aluno são os mesmos usados para preencher as informações sobre o Censo Escolar. Caso o gestor não tenha senha ou login para acessar o sistema Educacenso, deverá entrar em contato com a coordenação estadual do Censo Escolar.
